1. Doe het één-op-één
Feedback geven doe je nooit in een groep. In ieder geval niet waar iedereen bij is. Mensen willen veiligheid voelen. Dat lukt niet wanneer je iemand straft waar anderen bij zijn. Dat werkt averechts.

2. Doe het face-to-face
Wellicht heb je soms de neiging om feedback te verpakken in een e-mail of via de app, maar dat is zelden een goed idee. Ook bellen werkt minder goed dan face-to-face. Wanneer je iemand live ziet kun je de reactie van de ontvanger lezen. Ook zie je dan of de ander je begrijpt. Op de mail of via de app interpreteren mensen elkaar constant verkeerd. Bovendien kun je dan ook niet bijsturen.

3. Gebruik de ik-vorm
Wanneer je iemand feedback geeft, is het jouw eigen feedback. Zelfs als je van collega’s weet dat zij hetzelfde ervaren. Zeg dus altijd: ‘Ik heb er last van’ en niet ‘wij als team hebben er last van’. Dat laatste werkt intimiderend en bovendien gaat het om jouw gevoel. Niet om de mening van de rest.

4. Geef meteen feedback
Dit is een zeer belangrijke. Laat de mug geen olifant worden. Laat iets wat klein is niet groeien. Probeer ook om niet met anderen te kletsen over iets wat je onderling moet uitspreken. Anders maak je het alleen maar moeilijker en lastiger.

5. Kies het goede moment
Deze klinkt wellicht gek na de vorige tip, maar zorg er natuurlijk wel voor dat je niet in het heetst van de strijd feedback geeft. Dus niet wanneer je nog verhit en heetgebakerd bent na een botsing. Let er ook op dat de ander ook rustig is wanneer je feedback geeft. Probeer er ook even voor te gaan zitten, in plaats van het terloops te zeggen op de gang.

6. Wees specifiek
Maak direct duidelijk waar je het over wil hebben. Niet omheen draaien, gewoon het beestje bij de naam noemen.

7. Geen overkill
Focus je op één onderwerp. Zorg te allen tijde dat je vermijdt dat je begint aan een zin met: ‘Ja, het is ook nog zo dat’. Eén onderwerp.

8. Laat oude koeien in de sloot
Deze tip sluit aan bij de vorige. Maak je punt zonder er andere zaken bij te halen. Zelfs niet als het over het betreffende onderwerp gaat. Wanneer je begint over ‘vorig jaar dit, vorig jaar dat’ dan doe je iets waar niemand iets aan heeft. Dat zal snel voelen als iemand een mes in de rug steken. Het gaat over nu.

9. Geef het tijd
Het is goed mogelijk dat de ontvanger emotioneel of boos reageert. Jij wil het onderwerp natuurlijk het liefst zo snel mogelijk weg hebben, maar bij die ander moet het nog indalen. Jij hebt het geven van feedback voorbereid, bij de ander moet het zakken. Geef het dus even de tijd en de ruimte.

10. Stel geen ultimatum
Bespreek aan het einde hoe je hier in de toekomst mee omgaat. Wanneer ga je het samen weer bespreken? Of wat is er nodig om de lucht helemaal te klaren? Je kunt namelijk niet zeggen dat het volgende week opgelost moet zijn. Alles heeft tijd nodig.

Meer lezen of kijken over feedback geven? In dit artikel helpt feedback-coach Anneke Kersten je de kunst van feedback geven én ontvangen nog beter te begrijpen.